Releasebericht CaseControl 1 november 2021

  1. Dossierkosten en andere kosten automatisch boeken.
    Via de workflow kunnen er nu automatisch kosten in een dossier worden geboekt. Daartoe is een nieuw actietype toegevoegd “Kosten boeken” waarin uit de aangemaakte kostensoorten een keuze kan worden gemaakt.
  2. Dossiers zonder workflow of agenda worden gedetecteerd.
    Om te voorkomen dat er dossiers uit zicht kunnen geraken draait er nu ’s nachts een proces dat deze dossiers opspoort, en een taak aanmaakt voor de medewerker om in de agenda om een workflow of actie te koppelen aan het dossier.
  3. Nieuwe parameters bij betalingsregelingen.
    Aan het betalingsregelingsscherm zijn twee nieuwe parameters toegevoegd:
    -a) welke bevestigingsemail moet er aan de debiteur verzonden worden? Indien leeg, wordt er geen bevestiging verzonden. Onder Beheerinstellingen > Incasso instellingen > Betalingsregeling instellingen kan het standaard template worden bepaald.
    -b) moet de hoofdflow gepauzeerd worden? (standaard = Ja).
  4. Emails die bouncen vanwege een verkeerd of niet-afleverbaar emailadres krijgen een agenda actie.
    Wanneer een email niet afgeleverd kan worden, dan wordt er een subflow gestart die een actie in de agenda van de medewerker plaatst. Om dit te laten werken zijn de volgende stappen nodig:
    -Maak een nieuwe subflow aan, met maar 1 actie.
    -Ga naar Beheerinstellingen > Systeeminstellingen > Email instellingen en koppel daar de nieuwe subflow:
  5. Nieuwe workflow conditie toegevoegd “Payment plan status”.
    Hiermee kan de workflow nu reageren op statuswijzigingen van de betalingsregelingen, zoals “Regeling voldaan” of “Regeling afgebroken” en kan dan een andere workflow activeren of een bericht versturen.
  6. Brieven kunnen nu direct geprint worden.
    Tot nu toe moesten brieven via de printqueue afgedrukt worden. Op wens van verschillende gebruikers die ook een brief direct naar de printer willen kunnen sturen is dit nu aangepast. De werking is als volgt: als een brief is aangemaakt wordt deze zichtbaar in de correspondentie tab, met nog steeds als status “In de wachtrij”. Maar via het “Oog”-icon kan de brief nu direct naar de printer gestuurd worden. De brief krijgt dan de status “Uitgeprint” en wordt uit de wachtrij verwijderd.
  7. Automail functionaliteit toegevoegd.
    Via de Automail kunnen rapportage automatisch per email aan zowel eigen medewerkers en management verzonden worden, als aan de opdrachtgevers. Om deze functionaliteit te activeren moet het volgende gebeuren:
    -1) Onder Beheerinstellingen > Systeeminstellingen > Instellingen hoofdmenu moet worden aangegeven welke medewerkerrol Automails mag aanmaken. Dit menu-item verschijnt vervolgens in het Back office gedeelte.
    -2) Bij de opdrachtgevers dient te worden aangegeven dat deze opdrachtgever automails moet gaan ontvangen.
    -3) In het Automail scherm moeten vervolgens de gewenste rapportages ingeregeld worden. Er wordt momenteel nog wel gewerkt aan het uitbreiden van de beschikbare rapportenset.
  8. Gesloten dossiers worden geblokkeerd voor aanpassingen.
    Als een dossier gesloten is, zijn de volgende wijzigingen niet meer mogelijk:
    -er kunnen geen nieuwe vorderingen meer worden toegevoegd.
    -er kunnen geen kosten meer worden geboekt.
    -er kunnen geen betalingen meer worden geboekt.
    -er wordt geen tijd meer geregistreerd.
    Als een van de bovenstaande acties toch uitgevoerd moet worden, dan moet eerst het dossier heropent worden.
  9. De volgorde van de relaties in het behandelscherm kan nu worden aangepast.
    Tot nu was de volgorde vaststaand Debiteur – Crediteur – Derden, maar in Beheerinstellingen > Systeeminstellingen > Relatietegel instellingen kan nu een andere volgorde ingeregeld worden.
  10. Weblinks zijn toegevoegd.
    Via Weblinks kan snel op het internet worden gezocht naar bedrijven of natuurlijke personen, telefoonnummers, KVK-gegevens etc.. Maar ook interne applicaties zoals CRM- of ERP systemen kunnen vaak via een URL benaderd worden. Om de Weblinks te activeren zijn de volgende stappen nodig:
    -Ga naar Beheerinstellingen > Systeeminstellingen > Dossier tabblad instellingen en bepaal daar wie Weblinks mag gebruiken.
    -Ga vervolgens naar Beheerinstellingen > Systeeminstellingen > Weblinks om de verschillende URL’s aan te maken.
    Aanmaken is simpel: Geef een naam aan de nieuwe Weblink, en maak de URL aan. Maak gebruik van de short codes die later vervangen worden door de achternaam, bedrijfsnaam, plaats etc van de debiteur. Op sommige sites is het mogelijk om in te loggen door gebruikersnaam en wachtwoord voor de site in de URL op te nemen, dus gebruik dan de daarvoor bestemde velden. In het behandelscherm, in de Weblinks tab kunnen vervolgens de verschillende sites in een nieuw browser venster worden geopend. Onderstaand een aantal voorbeelden, maar de mogelijkheden zijn natuurlijk eindeloos!
  11. Notificaties toegevoegd
    Omdat een medewerker onmogelijk alle bewegingen in zijn portefeuille kan volgen door ieder dossier te openen is het scherm Notificaties bij de Agenda toegevoegd. Alle belangrijke wijzigingen in de dossiers van een team worden in dit scherm getoond, zoals betalingen die geboekt werden, kosten die geboekt zijn, vorderingen die toegevoegd werden en klachten die geregistreerd werden. In de toekomst zal het bijvoorbeeld ook mogelijk worden een notificatie te tonen als een debiteur zij portal bezocht heeft etc. Dus in één oogopslag wordt nu meteen duidelijk wat er in de afgelopen periode gebeurt is.
  12. Referentienummers van bijvoorbeeld deurwaarders en advocaten kunnen nu bij het dossier worden opgeslagen.
    Omdat deurwaarders en advocaten vaak eigen dossiernummers hanteren waaraan in de correspondentie gerefereerd moet worden, kunnen deze nu bij de derde partijen worden opgeslagen via het “potlood”-icoontje.
  13. Derden partijen zoals deurwaarders, rechtbanken, makelaars, taxateurs etc. kunnen nu worden gecategoriseerd.
    Bij het aanmaken van een nieuwe derde partij vraagt het systeem in welke derden groep de relatie thuis hoort.
    De groepen kunnen worden aangemaakt en beheerd in Beheerinstellingen > Codetabellen > Derden groepen.
    Bij het koppelen van een derde partij aan een dossier zal het systeem nu vragen om welke groep het gaat en kan de medewerker uit deze groep zijn keuze maken:

 

Opgeloste bugs en kleinere verbeteringen:

-De vrije tabellen kunnen nu aan- en uitgeschakeld worden.

-De tags van de “Goedkeuringen” hebben nu een eigen kleur, afhankelijk van het type: rood, groen of blauw.

-Actieve workflows worden nu steeds bovenaan getoond in de workflow tab van het behandelscherm.

-Open agendataken worden nu steeds bovenaan getoond in de agenda tab van het behandelscherm.

-Wanneer een actieve workflow wordt afgebroken vraagt het systeem nu of de nog openstaande acties verwijdert dienen te worden.

-In de bookmarks van de correspondentie templates ontbrak soms het tussenvoegsel in de naam van natuurlijke personen. Deze is nu toegevoegd.